仕様書のつくり方

SECTION 01仕様書とは何か

形式ではなく、性質で判定してください。次の4つを満たしていれば、章立てが何であっても仕様書として機能します。逆に1つ欠けると、読んだ人がそこで止まるか、自分で埋めて進みます。後者のほうが危険です。

SECTION 02全体の流れ

仕様書ができて初めて、作業を分けるかどうかの判断に進めます。

仕様書を書く段階は、分割しません。ここで並列にすると、担当ごとに違う前提の仕様書ができます。分割の判断は、仕様書が確定してからです。

所要時間の目安は、案件全体の1割です。3日かかる案件なら3時間程度。これを超える場合は、依頼の範囲が広すぎるか、決まっていないことが多すぎます。どちらも、仕様書を書き続けるのではなく、依頼者に戻すべき状態です。

SECTION 03要件を引き出す：15の質問

依頼は「全体を見直したい」「これをまとめてほしい」の形で来ます。要件は相手の頭の中にあり、多くの場合、相手自身も言語化していません。

次の15問を順に聞きます。全問を一度に聞かないでください。群ごとに区切り、答えを記録してから次に進みます。

相手が答えられないとき

「わからない」「お任せします」と返ってくることがあります。そこで引き下がらず、次の順に試してください。

1. 選択肢を出す。「AとBなら、どちらが近いですか」。ゼロから考えるより、選ぶほうが答えられます。
2. 過去の例を出す。「前回の◯◯と同じ形でよいですか」。基準ができると判断できます。
3. それでも決まらなければ、未決として記録する。「では未決とし、△月△日までに決めていただく形で進めます」と、決定者と期限を確定させます。

3で終えることは失敗ではありません。未決だと分かっている状態は、決まったと誤解している状態よりはるかに安全です。

SECTION 04聞き方のコツ

同じ質問でも、聞き方で得られる情報が変わります。

「〜でよろしいですか」で確認しない

相手は反射的に同意します。とくに相手が忙しいときほど同意率が上がり、後から違ったと分かります。

相手の言葉をそのまま記録する

言い換えると意味が変わります。とくに業界用語や社内の呼び名は、こちらの解釈で置き換えないでください。意味が分からない語は、その場で聞いて、聞いた説明ごと記録します。

一度に3問まで

4問以上まとめて聞くと、相手は答えやすいものだけ答えます。答えなかった問いは、聞いていない扱いになって消えます。群ごとに区切るのはこのためです。

「なぜ」は2回まで

3回以上重ねると詰問になります。2回で根拠に届かない場合は、「その決まりは、いつ頃からのものですか」と、時期を聞く形に切り替えてください。制約の根拠が組織の慣習である場合、これで背景まで出てきます。

その場で書いて、その場で見せる

聞いた内容をその場で箇条書きにし、画面か紙で相手に見せます。認識のずれは、文字にした瞬間に見つかります。持ち帰ってから清書すると、ずれたまま確定します。

SECTION 05仕様書の骨格：7項目

業務の種類によらず、この7項目で成立します。業務ごとの中身は、この枠の中に入れてください。

2の「含まないもの」を空欄にしない

7項目のうち、最も省略されやすく、最も効く欄です。含まないものが書いていない仕様書は、作業者が範囲を自分で判断します。「今回は触らない」と明記された箇所は、誰も触りません。この1行が、後半の手戻りをまとめて防ぎます。

さらに一歩進めて、やれるがやらない理由を添えてください。理由が無いと、次に読んだ人が「なぜやらなかったのか」を考え、良かれと思って足します。

1の「目的」に、承認者を必ず書く

誰が確認して確定させるかを、目的の欄に1行で入れてください。項目を増やすと守られなくなるため、独立した欄にはしません。承認者が書かれていない仕様書は、完成しても確定しません。確認待ちで止まったとき、誰に催促すればよいか分からなくなります。

曖昧語を使わない

次の語は、読んだ人が意味を自分で決めます。とくに「等」「など」は、その中身を作業者が勝手に定義します。

確定前に、この4組を検索して確認してください。1件も見つからない仕様書は稀です。

SECTION 06未決事項の書き方

この章がこのマニュアルの中心です。

未決を書くとき、内容だけを書いて終わりにしないでください。決まるまでどうするかを、必ず3つのうち1つに決めます。

選ばないという選択肢はありません。空欄にすると、作業者が自動的に「仮置きで進める」を選び、しかもその仮の値を書き残しません。

選び方

書き方の例

SECTION 07完了条件の書き方

判定は1つです。第三者が◯×を付けられるか。

自分にしか判定できない完了条件は、完了条件ではありません。作業を任せた相手が「終わりました」と言ってきたとき、その判断が正しいか確認できる形にしてください。

形容詞が出たら、置き換える

「使いやすい」「分かりやすい」「適切な」「十分な」が出てきたら、そこは未完成です。次の問いで置き換えてください。

• 誰が判定しますか ── 判定者が決まらない条件は削る
• 何を見て判定しますか ── 見るものが無いなら、作る必要がある
• 何回・何秒・何件なら合格ですか ── 数字が入ると判定できる

3問すべてに答えられない完了条件は、仕様書から外してください。判定できない条件を残すと、そこだけが最後まで確定せず、案件全体の完了が止まります。

「前提・操作・結果」の3点セットで書く

判定できる形をさらに一歩進めると、そのまま点検手順になります。ソフトウェア開発では、完了条件をこの形式で書くのが標準です。

この形にすると、完了条件がそのまま確認手順になります。別に点検表を作る必要がなくなります。作業を任せる相手にも、この3点セットをそのまま渡せます。

正常系だけでなく、異常系と境界値を書く

ここが、経験のある書き手とそうでない書き手の差が最も出る箇所です。うまくいく場合だけを書いた仕様書は、半分しか書けていません。残り半分を書かないと、作業者が自分で決めます。

状態を持つものは、遷移表を作る

対象が「在籍・休職・退職」のように状態を持つ場合、取りうる状態を全部挙げ、どの状態からどの状態へ移れるかを表にします。

この表を作ると、必ず「？」の欄が出ます。退職者を在籍に戻せるか。誰も考えていなかった箇所です。書かないまま進めると、作業者が「たぶん可」で作ります。「？」が出た欄は、その場で決めるか、第6章の未決事項に移してください。

SECTION 08分けられる形にする

分割並列型を使う予定がある場合、仕様書の段階で対応しておきます。

仕様書が完成しても、そのままでは分割できないことがあります。原因は1つで、対象範囲が塊で書かれているためです。

違いは、章番号で列挙されているかどうかだけです。右の書き方であれば、そのまま4担当に割り当てられます。左の書き方だと、分割の前に範囲を確定させる作業が別途発生します。

共通部分を先に洗い出す

分割する場合、担当をまたいで使われるものが必ずあります。用語の定義、書式、参照する数値、判断基準など。これらを仕様書の段階で洗い出し、7項目のうち「用語定義」に入れておいてください。

洗い出しの問いは1つです。「複数の担当が同じものを見る必要があるのは何か」。これに挙がったものが、分割並列型でいう土台担当の作業対象になります。

却下した案と、その理由を残す

採用した案だけを書くと、読んだ人が「もっと良い方法があるのでは」と考え、検討済みの案に戻ります。検討したが採用しなかった案を2〜3個、却下理由つきで書いてください。

効果は2つあります。作業者が迂回するのを防げること。そして半年後に自分が読み返したとき、なぜこの形になったかを思い出せることです。

版と変更履歴を、仕様書自体に持たせる

仕様書は必ず変わります。担当ごとに違う版を見ている状態は、分割並列型では致命的です。土台担当が確定させた版を全担当が参照していることを、保証できなくなります。

担当への指示には、版番号まで書いて渡してください。「仕様書を見て」ではなく「仕様書 v1.2 を見て」と書く。版が上がったら、全担当に更新を伝え、影響がある箇所を名指しします。

SECTION 09提出前チェックリスト

仕様書を確定させる前に、全項目を照合してください。

• 完了条件に、形容詞が1つも残っていない「使いやすい」「適切な」「十分な」を検索して確認する
• 完了条件それぞれについて、判定者と判定材料が書いてある判定できない条件は削除する
• 異常系・境界値・重複について、それぞれ検討した該当なしの場合も「該当なし」と記載する
• 状態を持つ対象について、遷移表を作り「？」を解消した解消できないものは未決事項へ移す
• 曖昧語（等、原則として、必要に応じて、速やかに）を検索した見つかったものは列挙・条件・日数に置き換える
• 「含まないもの」が空欄でなく、やらない理由が書いてある本当に無い場合は「無し」と書く
• 承認者が「目的」の欄に書いてある誰が確認して確定させるか
• 版番号と変更履歴が冒頭にある分割並列型を使う場合は必須
• 未決事項に、決定者・期限・決まるまでの扱いが全件揃っている1つでも欠けている行は、未決として機能しない
• 未決が0件の場合、第3章の群5を実施したことを確認した聞き漏らしを未決0件と誤認していないか
• 制約それぞれに、根拠と決めた人・時期が書いてある根拠不明の制約は、依頼者に確認するか削除する
• 参照資料が、ファイル名・版・時点まで書いてある「前回の資料」「例のファイル」は不可
• 依頼者の言葉を、こちらの言葉に置き換えていない置き換えた箇所があれば、元の言葉を併記する
• 分量が、担当1つあたり1ページ以内に収まっている超える場合、作業手順を書き込んでいないか確認する
• 依頼者に見せて、認識が一致することを確認したこの確認を省くと、以降の作業がすべてずれる

SECTION 10よくある失敗