従業員を一人採用すると、その裏では複数の役所への手続きが一斉に動き出します。健康保険・厚生年金は入社から5日以内、雇用保険は翌月10日まで――というように、それぞれ提出先も期限もバラバラ。さらに雇用契約書の交付や、法定三帳簿の整備も同時に必要です。「とりあえず雇ったけれど、何から手をつければ？」と迷いやすいのが入社手続きです。

本記事では、従業員を採用したときに会社がやるべきことを、提出先・期限つきのチェックリストとして社会保険労務士の視点で整理します。最初の一人を雇うときも、採用を増やしていくときも、この順番で進めれば抜け漏れを防げます。

入社手続きは「期限がバラバラ」が最初の壁

入社手続きが分かりにくいのは、やること自体が難しいからではありません。提出先ごとに期限がバラバラで、しかも一番早いものは入社からわずか5日後に迫っているからです。まずは全体像を、期限の早い順に並べた早見表でつかみましょう。

このうち提出が必要な役所は、大きく年金事務所（社会保険）・ハローワーク（雇用保険）・税務署/市区町村（税）の3系統です。窓口ごとに整理して考えると、ぐっと迷いにくくなります。順に見ていきましょう。

社会保険（健康保険・厚生年金）── 5日以内

もっとも期限が短いのが社会保険です。入社して加入要件を満たす従業員については、「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届」を入社から5日以内に、年金事務所（健康保険組合に加入している場合は組合にも）へ提出します。

扶養する家族がいる場合は、あわせて「被扶養者（異動）届」を提出します。配偶者を扶養に入れるときは、配偶者自身の年金の手続き（国民年金第3号被保険者の届出）も同時に行います。これらは資格取得届とセットで処理するのが基本です。

雇用保険 ── 翌月10日まで

雇用保険の加入対象となる従業員（原則として週20時間以上・31日以上の雇用見込みなど）については、「雇用保険 被保険者資格取得届」を、入社した月の翌月10日までにハローワークへ提出します。社会保険より期限に少し余裕がありますが、後回しにして忘れやすい手続きでもあります。

手続き後に交付される雇用保険被保険者証は、本人に渡します。なお、会社として労働保険の保険関係がすでに成立している場合、従業員一人ごとに労災保険の加入手続きをする必要はありません（労災保険は事業所単位で適用され、保険料は年度更新でまとめて精算します）。新たに事業所を設けた場合の労働保険の成立手続きについては、複数拠点の労働保険をまとめる記事もご参照ください。

雇用契約・税・その他の整備

役所への届出と並行して、社内で整えておくべきこともあります。これらは届出の前提になったり、後のトラブルを防いだりする土台です。

届出とあわせて整えること

• 雇用契約書（労働条件通知書）の交付：労働時間・賃金・休日などの労働条件を書面等で明示する義務があります。近年の改正で「就業場所・業務の変更の範囲」なども明示事項に加わりました。
• 税の手続き：「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出してもらい、前職がある場合は源泉徴収票を回収。住民税の特別徴収の手続きも確認します。
• 法定三帳簿の整備：労働者名簿・賃金台帳・出勤簿は、入社にあわせて作成・更新します。作成と保存は法律上の義務です。
• 雇入時の健康診断：常時使用する労働者を雇い入れる際には、原則として健康診断の実施が必要です。

雇用契約書や就業規則そのものの作り方を整理したい場合は、雇用契約書・就業規則・労使協定の基本の記事もあわせてご覧ください。

入社時にそろえる書類・情報チェックリスト

手続きをスムーズに進めるには、入社する本人から早めに情報を集めておくことが肝心です。最初の給与計算や届出の直前に「番号が分からない」と慌てないよう、次の項目をそろえておきましょう。

こうした情報は、入社案内の段階で所定の様式（入社連絡シートなど）にまとめて記入してもらうと、回収漏れが減ります。集めた情報をそのまま各届出に転記できる形にしておくと、手続きが一気にスムーズになります。

ミスが起きやすい点と、任せるという選択

入社手続きは、採用のたびに必ず発生する“定型業務”です。だからこそ、属人的に処理するよりも仕組み化したほうが、ミスも手間も減らせます。ミライズ労務では、入退社の手続きから給与計算、社会保険の年次手続きまでをまとめてお引き受けする労働保険・社会保険の手続きアウトソーシングで、こうした毎回の作業を会社の手から離せるようサポートしています。

※本記事は一般的な情報提供であり、加入要件や提出期限・必要書類の運用は、最新の日本年金機構・ハローワーク等の案内により異なる場合があります。個別の取扱いはお問い合わせください。